事務職でいろいろな経験をすることができました

 

私は20代までは事務職を経験してきました。
倉庫事務営業事務、または損保事務などを行いました。

 

事務職と一口に言っても、その内容は企業や職場によってかなり異なってきます。
事務職は求人も多いですが、希望者も多いので、労働条件が良い仕事はかなりの競争倍率です。

 

30代以降になってくると、いわゆる一般事務ではなく、さらにスキルをアップさせた事務が必要になってきます。
もし、事務職でずっと働きたいと思っている場合は、経理やホームページ管理などのスキルを身につけていくことが必要です。

 

他にも労務管理や庶務などもあり、私はこれらも経験しました。
事務職は現場事務や窓口業務もあり、その企業が扱っている商品やお客様とのやり取りなど、窓口業務を行うこともあります。

 

事務職に必要なスキルはありますが、専門職として見られないことが多く、それだけで独立するのは難しそうです。
私は若いころ、職業人生を考える場合、事務職をこのまま続けて良いのか迷っていました。

 

今は全く違う職種の仕事をしていますが、自分で経理作業も行わないといけません。
そのため、若いころに経験した事務の仕事が活かされています。

 

事務職を経験しておくことで、多種多様な物事を知る機会にもなり、それは今の自分にとって良い経験だったと思っています。

 

事務職はそのまま事務職を極めるのも良いですし、またはそこから派生して別の職種に変えることも割としやすいのではないかと思います。
事務の中には若い時しかできない仕事でもあるので、その時々で自分ができる仕事を経験していくのが良いと思っています。


 

市役所臨時職員の実態

 

新卒で初めて就いた職が、市役所の臨時職員としての仕事でした。育休代替職員として採用され、約一年半ほど勤めました。勤務地は、自宅から車で30分程かかる場所にありました。

 

市役所といっても教育委員会で、場所も市役所庁舎とは離れた場所にありました。いわゆる出張所というかんじになりますかね。田舎でのどかな場所であるためか、職員さんはみんな穏やかで、まわりを攻撃するような人はいませんでした。臨時職員でありながら、とてもよくしてもらった覚えがあります。

 

業務としては、主に電話応対やお茶くみなどの庶務、支払い伝票に不備がないかなどのチェック、毎月支払いが決まっているものの支払い伝票作成、小銭程度ではありますが、現金を受け入れて、市の収入として計上するというものを担当していました。

 

月の初めは忙しいことも多く、残業はありませんでしたが、暇な時間はありませんでした。しかし、月の中頃になるとやることがなく、暇な時間をいかに過ごすか考えなくてはいけない日々が待っていました。電話応対もあまり多くない部署でしたので、本当になにもしない日もあったんです。

 

一番つらかった仕事は、市民の方からのクレーム対応です。
臨時職員ですので、責任を持つ必要はないのですが、まず始めに取るのが臨時職員ですから、怒ってるところに悪い対応をとってしまうと、相手は更に怒ってしまいます。ですので、どんな方から電話が来てもいいように細心の注意を払い、丁寧な対応をしました。

 

営業事務を経験したことについて。

 

随分前になりますが、私は営業事務を経験したことがありました。派遣社員として、ある会社の受注センターで数年働きました。

 

私は、元々営業事務をしたくて、派遣社員になったわけではありませんでした。

 

求職中にあるサイトで見つけた仕事、派遣会社が募集していた職種が面白そうで、応募したところ、「遠いので無理ではないでしょうか。それより、立ち上げたばかりのセンターがあるので、そこで働くのはどうでしょう」とお断りと提案を同時に入れられてきたのが、始まりでした。

 

せっかくお声がけいただいた仕事を、特に断る理由も見つからず、無職期間を長引かせたくない思いもあり、応募することになりました。

 

私の「取り敢えず働こう」という姿勢が丸わかりだったためか、派遣先の空気にまったく合いませんでした。

 

派遣先には、しゃべってばかりでまったく働かない同僚、まじめに働いているのに、2分に1度くらい視点からの電話が頻繁にかかってきて、体調が悪くなった同僚、いろいろいました。同じ派遣会社から派遣された派遣社員でも、似たタイプとは限りませんでした。

 

とにかく忙しくて、ダブルチェックはない体制の中、自分で電話に出て、入力して、要望があればカタログを発送する、そんな日々の中、疲れてきました。

 

契約が満了に近づいたとき、派遣会社から別の仕事を紹介され、疲れる状態を終わらせたかった私は、新しい仕事に飛びつきました。

 

まったくまじめに働いていない同僚は、自分で仕事を探すことになったようです。

 

営業事務の仕事は、私に合いませんでした。自分の無力さを思い知らされました。働くことを難しく思えつつも、それでも働かないといけないとだけ思っていました。

 

契約は満了になりましたが、その際紹介されたコールセンターでの仕事が長続きし、今の仕事に至っているので、どうにも合わない、私にはダメだと思っても、できるだけ誠意を込めて仕事をしていたら、次につながることがよくわかりました。

 

私生活にも役に立っているサポートセンターの仕事

 

パソコンの特定のシステムに関する問い合わせ窓口の業務をしていました。

 

基本的にはメールのみで問い合わせを受け付けていたため、メールの文章を書く際には、いかに簡潔で正確に伝えたいことを文章にするスキルを身に着けることができました。

 

逆に、相手の言っていることを文章から理解するのは、なかなか難しいのですが、何年か勤務したことによって今までよりも、相手の言いたいことをくみ取ることができるようになりました。

 

また、文章の書き方に関しても、普段の会話では使用しないような言葉の使いまわしなど勉強し、退職し別の仕事に従事するようになっても役に立っています。

 

ある程度年齢が過ぎると、正しい日本語が使えていないことが恥ずかしいこともあるので、そういった面でも勉強しておいてよかったと思っています。

 

仕事では、簡潔に会話のやり取りができ、内容を素早く理解することで、仕事の効率がかなりあがります。

 

仕事の効率をあげることで、相手からの信用も得られますし、サポートセンターでの業務経験は、その後の私の仕事から私生活まで良い影響が出ていて、大変でしたが、経験出来て良かったと思います。

 

クレームなどの対応も経験しましたので、実際今クレームのようなことを言われても、慌てずに対処することができます。

 

最初のころは私もパニックになって対応ができなかったのですが、やはり回数をこなしていくうちに慣れてきたり、上司からのサポートにより知識を増やすことができました。

 

会議の議事録を作る仕事

 

一時期、派遣社員で働いていました。

 

それまで、人事業務の経験が長かったので、その方面の仕事で探していたところ、人事システム導入のサポート業務があり、そちらの仕事をはじめました。
その仕事内容、実は、直接的なシステム導入の業務ではなく、人事システム導入のためにシステム会社と行う定例会議の議事録を作る、というものでした。

 

それまで私は、総合職だったこともあって、会議の場で話をそのまま書き起こす(完全書き起こしではなく9割程度)という経験を結構していました。それでスキルが合ったのでしょうが、そもそも議事録を作るというだけで派遣の仕事を出すというのもビックリでした。

 

1回あたり約2時間、週に2回程度、システム会社の方が来て、システムの設計要件を話し合う会議がありましたので、それに同席し、発言内容をその場でパソコンに書き起こし、会議後は、決定事項ペンディグ事項次回までの宿題、および主な発言をまとめて作成しました。

 

もちろん、この仕事だけで週5日、フルタイムが埋まることはありません。
その他は、人事の方々の様々な仕事の手伝いをしていました。勤怠データの集計、社員情報の取扱い、書類の作成など…

 

これで、結構な時給をいただいていました。いいのかな?と思うほどでしたが、それだけ会議に出て要点をまとめて議事録にするスキルの無い人が多いんだということを実感しました。さらに人事系の話が分かって書けるとなれば、そうはいません。
相当な期間、求人を出していたようですが、なかなか人が決まらなかったわけです。

 

しかし、2ヶ月ほど仕事をした後で、正社員での仕事が決まったため、結局ごめんなさい、といいながら期間満了する前に辞めてしまいました。
その後、議事録を誰が作っていたのかは分かりません。

 

管理部を敵にまわしてはいけない

 

とある会社の管理部の中で、経理を担当していました。

 

最初は初めての会社で、経理としては私を主軸に業務が進んでいました。

 

日々の支払い予定表を作成したり、ネットバンキングを利用し支払いを行っておりました。
また専用のソフトを使い、伝票作成、請求書作成、送付、仕訳入力業務を行っておりました。
また管理部の人数が少なかった為、各社員の保険の手続き等も行っておりました。

 

決算期等になれば税務署に脚を運び、社長個人の青色申告を作成し、提出したりしてまいりました。
週に1度、社員の交通費精算書類のチェックがあります。
営業担当の社員に、いつどこへいったのか、備品を購入したのであれば、何の目的で購入したのか、を記載した書類のチェックです。

 

書き方は社員それぞれで、ぱっとみて分かりやすい書類のものから、交通費を割り出すだけで大変な社員の書類まで、様々でした。

 

最初は営業も忙しいのだから、多少交通費の金額が間違えても仕方がないな、という気持ちで、この駅からこの駅までの交通費はいくらじゃないですか?といったように、丁寧に詳細を書き、付箋で貼って誤りの書類を提出してきた営業へ再度確認を行うよう促してまいりました。

 

ですが交通費の金額ミスが毎回になってくると、こちらとしてもその人のためだけに時間を割いてイチイチ交通費の再確認を行う余裕はありません。
量もそこそこあり、また領収書の添付なども非常にわかりにくい為、徐々に徐々にその人の交通費精算確認をするのか…というだけで憂鬱になってきました。

 

最終的には、上から順に確認をしていき、ミスが見つかった次点でこちらでの確認はやめ、営業へ再度全ての金額を再確認するようになりました。
さらに交通費が高額なことから、営業が行き先を書くホワイトボードも毎日写メを撮るようになり、厳重になっていきました。
仕事なので私情を挟んではいけない、とは分かっているのですが、他の管理部のメンバーも大体が、あの人か…といったような雰囲気になります。

 

管理部を敵に回すと、色々面倒事が増えるので辞めておいたほうが得策ですよ。